Déclaration de confidentialité candidat collaborateur

Candidature

Par candidature, nous entendons les activités suivantes :

  • Une candidature pour une fonction spécifique chez Fidea
  • Une candidature spontanée (pas pour une fonction spécifique)

Une fonction spécifique peut être publiée ou non, être vacante ou non et concerner un emploi en tant qu’employé ou dans une autre qualité comme étudiant stagiaire. 

Le dépôt de la candidature peut se faire sur le site jobs de Fidea, mais aussi, si le candidat le choisit, via d’autres canaux comme le FOREM, LinkedIn ou le bureau de sélection auquel nous avons fait appel pour un poste vacant spécifique.

Procédure de sélection

Fidea suit une procédure de sélection relativement classique. Cela signifie que Fidea effectue une sélection parmi un nombre relativement important de candidats à travers différentes phases, jusqu’à ce qu’il ne reste qu’un seul candidat avec lequel un contrat est conclu. Plus un candidat va loin dans la procédure, plus nous recueillons d’informations à son sujet.

Lors de la candidature, le candidat transmet en principe ses coordonnées, son curriculum vitae et sa lettre de motivation. Concernant les candidatures pour un poste vacant spécifique, une première sélection est déjà opérée sur la base de ces informations afin d’exclure les candidats qui n’entrent manifestement pas en ligne de compte pour la fonction, par exemple en raison de l’absence de connaissances ou de compétences importantes pour la fonction en question. Concernant les candidatures pour une fonction spécifique qui n’est pas (plus) vacante, il est en principe signalé que la fonction n’est pas (plus) vacante ; même si l’on peut éventuellement sonder l’intérêt du candidat pour d’autres fonctions vacantes. Concernant les candidatures spontanées, on voit si le candidat correspond à des fonctions vacantes, généralement après un contact visant à sonder ses intérêts. S’il n’y a pas de corrélation entre le profil du candidat et une fonction vacante, le candidat est en principe informé qu’il n’y a pas de poste vacant correspondant.

Si Fidea constate une corrélation entre le profil d’un candidat et une fonction vacante, Fidea peut demander à ce candidat de fournir davantage d’informations. Cela se fait en principe à travers des entretiens et/ou des tests. Pour cette phase de la procédure de sélection, Fidea peut faire appel à un bureau de sélection externe comme Profondo ou Hudson.

Fidea se réserve le droit de contrôler la véracité des données qu’elle a reçues du candidat, et parfois d’un tiers. Fidea peut donc contacter les écoles, les anciens employeurs et les références repris dans les informations du candidat afin de leur poser des questions pertinentes dans le cadre de la sélection. Il peut s’agir de questions relatives à l’éthique (de travail) du candidat, aux aptitudes (de communication) du candidat, aux relations avec les collègues, aux circonstances du départ... En principe, aucun contact n’est pris avec l’employeur actuel, à moins que le candidat n’ait donné son accord.

Fidea se réserve le droit de consulter les informations d’un candidat accessibles facilement sur Internet (par ex. les résultats d’une recherche Google et le profil LinkedIn) afin de se faire une idée du candidat. La réputation de ses collaborateurs a en effet des répercussions sur Fidea.

Pour des fonctions spécifiques, il est possible que le candidat doive se soumettre à un examen d’aptitude (« fit & proper ») car la loi et/ou le superviseur (BNB/FSMA) l’exige. Fidea peut apporter son aide dans ce cadre et traiter des données à caractère personnel du candidat.

À la fin de la procédure de sélection, les données des candidats non sélectionnés sont conservées pendant une courte période (maximum 3 mois) afin de répondre aux questions éventuelles. Ensuite, elles sont en principe supprimées. Il y a toutefois une exception lorsque le candidat marque son accord pour figurer dans une réserve de recrutement.

Une liste des candidats non sélectionnés qui ont postulé chez Fidea au cours des trois (3) dernières années est conservée et reprend leur nom, leur date de naissance et le résultat de leur candidature. Cette liste permet d’éviter de faire le travail plusieurs fois pour une même candidature.

Réserve de recrutement

Les candidats qui ont effectué l’intégralité de la procédure de sélection ou une grande partie peuvent être invités à figurer dans une réserve de recrutement. Si le candidat y consent, les données recueillies jusqu’alors sont conservées pour une durée maximale de deux (2) ans. Ces données sont ensuite supprimées, à moins que le candidat n’accepte une prolongation de la conservation, le cas échéant après actualisation des données (par ex. nouvelles données de contact et expérience professionnelle). 

Autres informations générales

Fidea

Dans le cadre de la présente déclaration de confidentialité, « Fidea » renvoie à Fidea SA, un assureur actif en Belgique. Fidea est identifiée sur la base de ce qui suit :

  • le numéro d’entreprise BE0406.606.069
  • le numéro d’agrément 0033 auprès de la Banque Nationale de Belgique
  • le numéro d’agrément 028672 A auprès de la FSMA

Le siège social de Fidea est situé à l’adresse suivante : Delacenseriestraat 1, 2018 Anvers.

Vous trouverez de plus amples informations sur les activités de Fidea sur le site web www.fidea.be dans la partie « Informations juridiques » sous le volet « À propos de Fidea ».

Au sein de Fidea, le traitement des données des candidats est en principe limité :

  • au service du personnel ;
  • au(x) supérieur(s) du département concerné par le poste vacant en question ;
  • à la direction de Fidea ; et
  • aux départements de contrôle (compliance, gestion des risques, audit).

Fidea, responsable du traitement

Pour la plupart des points repris dans cette déclaration de confidentialité, Fidea détermine pourquoi et (dans les grandes lignes) comment les données (personnelles) sont traitées. Fidea est donc responsable du traitement de ces données (personnelles). De ce fait, Fidea est responsable du respect des exigences légales en matière de traitement des données (personnelles).

Toutefois, Fidea n’est pas toujours le (seul) responsable du traitement. Fidea est parfois responsable au même titre que d’autres organisations.

  • Ainsi, lorsqu’elle est à la recherche d’un profil spécifique pour une fonction vacante, Fidea n’est pas responsable dans le cas où elle fait appel à un bureau de recrutement qui vous inscrit dans une base de données de candidats potentiels et qui vous sélectionne pour être présenté à Fidea. Cette base de données est la responsabilité du bureau de recrutement. Ce n’est qu’au moment où Fidea reçoit vos données de la part du bureau de recrutement que Fidea devient également responsable du traitement.
  • Fidea n’est donc pas responsable dans le cas où on vous demande de travailler pour Fidea via une agence d’intérim. C’est l’agence d’intérim qui est en premier lieu responsable du traitement. En cas d’emploi effectif en tant qu’intérimaire, Fidea devient responsable du traitement en plus de l’agence d’intérim.

Pour le traitement des données des candidats, Fidea travaille également avec des sous-traitants qui traitent les données pour elle. En dehors des fournisseurs informatiques classiques, il s’agit principalement de bureaux de sélection.

Fidea’s Data Protection Officer

Fidea a désigné un Data Protection Officer (« agent chargé de la protection des données »). Ce Data Protection Officer peut être contacté par courrier au siège social de Fidea ou par e-mail à l’adresse privacy@fidea.be.

Vos droits

Le Règlement général sur la protection des données vous donne un certain nombre de droits en tant que personne concernée (« data subject »). Pour en savoir plus, veuillez consulter le chapitre trois du Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Les grandes lignes sont les suivantes :

  • Vous avez droit à des informations sur le traitement de vos données à caractère personnel avant même qu’elles ne soient traitées (art. 12-14 RGPD).
  • Vous disposez d'un doit d’accès aux données qui vous concernent traitées (art. 15 RGPD). 
  • Si les informations ne sont pas exactes, vous pouvez en exiger la rectification par écrit (art. 16 RGPD).
  • Sous certaines conditions, vous avez droit à l’effacement des données, également connu sous le nom de droit à l’oubli (art. 17 RGPD) et/ou pouvez imposer des limitations au traitement, par exemple si Fidea conserve ou transmet vos données à caractère personnel à des tiers sans qu’il n’y ait (plus) de raison (art. 18 RGPD).
  • Vous avez le droit de recevoir sous forme numérique ou de transmettre à des tiers certaines informations transmises à Fidea et que Fidea traite numériquement (art. 20 RGPD).
  • Vous avez le droit d’introduire une plainte auprès de l’Autorité (belge) de protection des données, qui fonctionne jusqu’à nouvel ordre via le site web www.privacycommission.be.

Comment exercer vos droits ?

Si vous exercez vos droits, nous vous demandons d’être aussi précis que possible afin que votre question puisse être traitée concrètement. Quel droit souhaitez-vous exercer ? Sur quel sujet avez-vous des questions concrètes ?

Afin d’exercer vos droits, vous pouvez recourir à la procédure de plainte de Fidea ou envoyer un e-mail à plaintes@fidea.be. Nous attirons également votre attention sur le fait que votre identité doit pouvoir être raisonnablement vérifiée afin de vous permettre d’exercer vos droits, pour éviter que quelqu’un d’autre ne les exerce. Un e-mail ne suffit donc pas toujours.

Sur la base d’une formation et/ou d’instructions, les gestionnaires de plaintes traiteront eux-mêmes les demandes simples. Pour les autres, ils devront se concerter avec le Data Protection Officer.