Privacyverklaring kandidaat-medewerker

Fijn dat je solliciteert voor een job bij Fidea!

Met betrekking tot de gegevens die we in dat proces zullen verwerken, geven we je hier graag wat meer uitleg. Let wel: hier focussen we op je hoedanigheid als kandidaat-medewerker. Als je meer wil weten over de verwerking van je gegevens in andere hoedanigheden (verzekeringsnemer, verzekerde,…) dan kun je daarvoor terecht op de algemene Fidea-website, onder het luikje “privacy” dat onderaan elke pagina bereikbaar is.

Kandidatuur

Onder een kandidatuur verstaan we volgende activiteiten:

  • Een sollicitatie voor een specifieke functie bij Fidea
  • Een spontane sollicitatie (niet voor een specifieke functie)

Een specifieke functie kan gepubliceerd zijn of niet, vacant zijn of niet en gericht zijn op tewerkstelling als werknemer dan wel in een andere hoedanigheid zoals studenten-stagiair. 

Het indienen van de kandidatuur kan naast Fidea’s jobsite, als de kandidaat dat kiest, ook via andere kanalen zoals de VDAB, LinkedIn of het selectiebureau dat we voor een specifieke vacature inschakelden.

Selectieproces

Fidea volgt een vrij normaal selectieproces. Dat betekent dat Fidea uit een relatief groot aantal kandidaten in verschillende fasen selecteert tot er slechts een kandidaat over blijft met wie een overeenkomst wordt gesloten. Hoe verder een kandidaat komt in het proces hoe meer informatie we over hem/haar verzamelen.

Bij de kandidatuur bezorgt de kandidaat in principe contactgegevens, curriculum vitae en motivatie. Bij kandidaturen voor een specifieke vacante functie wordt op basis van die informatie al een eerste selectie gemaakt tussen kandidaten die kennelijk niet in aanmerking komen voor de functie, bijv. op basis van het ontbreken van belangrijke kennis of kunde voor de specifieke functie. Bij kandidaturen voor een specifieke functie die niet (meer) vacant is, wordt in principe meegedeeld dat de functie niet (meer) vacant is; al kan eventueel gepolst worden of er interesse is voor andere vacante functies. Bij spontane sollicitaties wordt de kandidaat kort afgetoetst tegen de vacante functies, meestal na een contact om de interesses van de kandidaat te peilen. Is het resultaat van de toetsing dat er geen duidelijke overeenkomst is tussen het profiel van de kandidaat en een vacante functie, dan wordt in principe meegedeeld dat er geen relevante vacatures zijn.

Ziet Fidea een overeenstemming tussen het profiel van een kandidaat en een bepaalde vacante functie, dan kan Fidea zo’n kandidaat vragen om meer gegevens te verstrekken. Dit gebeurt in principe door interviews en/of testen. In deze fase van het selectieproces doet Fidea soms een beroep op een externe selectiekantoor zoals Profondo of Hudson.

Fidea houdt zich het recht voor om de waarachtigheid van de gegevens die zij heeft ontvangen van de kandidaat, en soms ook van een derde, te controleren. Zo kan Fidea scholen, voormalige werkgevers en referenties die zijn opgenomen in de gegevens van de kandidaat, contacteren met vragen die relevant zijn in het kader van de selectie. Dat betreft dan vragen zoals de (werk)ethiek van de kandidaat, de (communicatie)vaardigheden van de kandidaat, de omgang met collega’s, de omstandigheden van het vertrek, … Met de huidige werkgever wordt in de regel geen contact genomen, tenzij de kandidaat daarvoor zijn/haar akkoord gaf.

Fidea houdt zich het recht voor om gegevens van een kandidaat die eenvoudig, publiek vindbaar zijn op het internet (bijv. de resultaten van een google-zoekopdracht en het LinkedIn-profiel) te consulteren om zich een beeld van de kandidaat te vormen. De reputatie van haar medewerkers straalt immers ook af op Fidea.

Voor specifieke functies kan het zijn dat de kandidaat een geschiktheidsonderzoek (“fit & proper”) moet ondergaan, omdat de wet en/of de toezichthouder (NBB/FSMA) dat vereist. Fidea kan daar ondersteuning bij verlenen en in dat kader persoonsgegevens van de kandidaat verwerken.

Aan het einde van het selectieproces worden de gegevens van niet-geselecteerde kandidaten nog kort (maximaal 3 maand) bijgehouden om eventuele vragen te beantwoorden. Daarna worden ze in principe verwijderd. De uitzondering daarop is de kandidaat die aangegeven heeft dat hij/zij akkoord is om in de werfreserve opgenomen te worden.

Van de niet-geselecteerde kandidaten die in de laatste drie (3) jaar gesolliciteerd hebben bij Fidea wordt verder nog een lijst bijgehouden met daarin hun naam, geboortedatum en het resultaat van hun sollicitatie.  Deze lijst wordt bijgehouden om te vermijden dat verschillende malen werk wordt gestoken in een gelijke kandidatuur.

Werfreserve

Kandidaten die een volledig selectietraject hebben afgelegd, of een groot deel ervan, kunnen gevraagd worden of ze in de werfreserve willen worden opgenomen. Als de kandidaat daarmee instemt, dan worden de gegevens die tot dan toe zijn verzameld, bewaard voor een duur van maximaal twee (2) jaar. Daarna worden deze gegevens verwijderd, tenzij de kandidaat zou ingestemd hebben met een verlenging van de bewaring, desgevallend na een actualisering van de gegevens (bijv. gewijzigde contactgegevens en recentste werkervaring). 

Verdere algemene informatie

Fidea

“Fidea” in deze privacyverklaring verwijst naar Fidea NV, een verzekeraar die actief is in België. Fidea wordt geïdentificeerd aan de hand van

  • het ondernemingsnummer BE0406.606.069
  • het erkenningsnummer 0033 bij de Nationale Bank van België
  • het erkenningsnummer 028672 A bij de FSMA

De maatschappelijke zetel van Fidea is gelegen aan de Delacenseriestraat 1, 2018 Antwerpen.

Meer informatie over de activiteiten van Fidea is te vinden op de website www.fidea.be in het onderdeel “juridische informatie” in het luik “over Fidea”. [HYPERLINK INVOEGEN]

Binnen Fidea wordt de verwerking van gegevens van kandidaten in principe beperkt tot

  • de personeelsdienst,
  • de leidinggevende(n) van het departement van de beoogde vacante functie,
  • het management van Fidea, en
  • de controle-departementen (compliance, risicobeheer, audit).

Fidea, verwerkingsverantwoordelijke

Voor de meeste van de zaken opgenomen in deze privacyverklaring bepaalt Fidea waarom en (in grote lijnen) hoe de (persoons)gegevens worden verwerkt. Dat maakt Fidea  de verwerkingsverantwoordelijke van die (persoons)gegevens. Dit houdt in dat Fidea verantwoordelijk is voor de naleving van de wettelijke vereisten m.b.t. de verwerking van die (persoons)gegevens.

Wel is het zo dat Fidea niet altijd (alleen) de verwerkingsverantwoordelijke is. Soms is Fidea dat samen met of naast andere organisaties.

Zo is Fidea, op zoek naar een specifiek profiel voor een vacante functie, niet verantwoordelijk voor de situatie waar zij een rekruteringskantoor heeft ingeschakeld, waar je in de databank van mogelijke kandidaten steekt en waaruit het rekruteringskantoor jou selecteert om voor te stellen aan Fidea. Die databank is de verantwoordelijkheid van het rekruteringskantoor. Het is pas op het ogenblik dat Fidea jouw gegevens van het rekruteringskantoor krijgt, dat Fidea ook verwerkingsverantwoordelijke wordt.

Zo is Fidea niet verantwoordelijk in de situatie waar je via een interimkantoor wordt gevraagd om voor Fidea te werken. Daar is het interimkantoor in eerste instantie de verwerkingsverantwoordelijke. Bij de tewerkstelling als interim-kracht is Fidea dan weer wel, naast het interimkantoor verwerkingsverantwoordelijke.

Fidea werkt voor de verwerking van gegevens van kandidaten ook met verwerker die de gegevens voor haar verwerken. Buiten de algemene informatica-leveranciers, zijn dat vooral selectiekantoren.

Fidea’s Data Protection Officer

Fidea heeft een Data Protection Officer (“functionaris inzake gegevensbescherming”) aangesteld. Deze Data Protection Officer kan worden gecontacteerd per brief op de maatschappelijke zetel van Fidea of per email op privacy@fidea.be.

Uw rechten

De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft jou als betrokkene (“data subject”) een aantal rechten. Je kunt er alles over lezen in hoofdstuk drie van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

De grote lijnen zijn de volgende:

  • Je hebt recht op informatie over de verwerking van je persoonsgegevens nog voor ze verwerkt worden (art. 12-14 AVG).
  • Je hebt een recht op toegang tot de gegevens die over jou verwerkt worden (art. 15 AVG). 
  • Mocht de informatie niet accuraat zijn, dan kun je schriftelijk de verbetering eisen (art. 16 AVG).
  • Onder bepaalde voorwaarden heb je een recht op gegevenswissing, ook gekend als het recht op vergetelheid of het recht om vergeten te worden (art. 17 AVG) en/of kun je beperkingen van een verwerking eisen, bijvoorbeeld mocht Fidea jouw persoonsgegevens bijhouden of doorgeven aan derden als daar geen grond (meer) voor is (art. 18 AVG).
  • Je hebt een recht om bepaalde informatie die je Fidea gegeven hebt en die Fidea digitaal verwerkt, in digitale vorm te ontvangen of over te maken aan derden (art. 20 AVG).
  • Je hebt een recht om een klacht in te dienen bij de (Belgische) Gegevensbeschermingsautoriteit, die tot nader order werkt via de website www.privacycommission.be.

Hoe je jouw rechten kan uitoefenen

Als je jouw rechten uitoefent vragen we je zo specifiek mogelijk te zijn, zodat jouw vraag concreet kan worden behandeld. Welk recht wens je uit te oefenen? Waar heb je concreet vragen over?

Voor de uitoefening van je rechten kun je de klachtenprocedure van Fidea gebruiken of een e-mail zenden aan klachten@fidea.be. We wijzen er ook op dat je identiteit redelijkerwijs moet kunnen worden geverifieerd om je rechten uit te oefenen, zodat wordt vermeden dat iemand anders ze uitoefent. Een e-mail zal dus niet altijd volstaan.

Eenvoudige zaken zullen de klachtenbehandelaars, op basis van training en/of instructies, zelf behandelen. Voor andere zullen zij moeten afstemmen met de Data Protection Officer.